A Diretoria do Conselho Regional de Farmácia do Estado De São Paulo (CRF-SP), Autarquia instituída pela Lei Federal n° 3.820, de 11 de novembro de 1960, no uso de suas atribuições legais e regimentais, conforme trecho 1.1 de ata da 11ª Reunião de Diretoria Extraordinária, realizada no dia 17/08/2022,
Considerando a Deliberação CRF-SP nº 16, de 13 de outubro de 2021, que dispõe sobre a Política de Gestão Documental do Conselho Regional de Farmácia do Estado de São Paulo;
RESOLVE:
Art. 1º. Dar publicidade à Tabela de Temporalidade de Documentos referentes às atividades finalísticas do CRF-SP. conforme Anexo dessa portaria.
Art. 2º. Os procedimentos descritos nesta Portaria serão submetidos aos mecanismos de Controle Interno do CRF-SP.
Art. 3º. Esta Portaria entrará em vigor na data de sua disponibilização.
Marcelo Polacow Bisson
Presidente do Conselho
ANEXO - TABELA
|
CÓDIGO |
DESCRITOR DO CÓDIGO |
PRAZOS DE GUARDA |
DESTINAÇÃO FINAL |
OBSERVAÇÕES |
|
|
FASE CORRENTE |
FASE INTERMEDIÁRIA |
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|
100 |
NORMATIZAÇÃO. REGULAMENTAÇÃO. ORIENTAÇÃO TÉCNICA. |
||||
|
101 |
CONSULTAS SOBRE NORMAS E REGULAMENTOS |
||||
|
101.1 |
Processo de consultas via protocolos |
01 ano |
05 anos |
Eliminação |
|
|
101.2 |
Atendimentos telefônicos |
||||
|
101.3 |
Atendimentos via Chat Online |
||||
|
101.4 |
Atendimento via e-mail |
||||
|
110 |
FORMULAÇÃO DE NORMAS E REGULAMENTOS FINALÍSTICOS |
||||
|
111 |
ELABORAÇÃO E REVISÃO DE NORMAS |
||||
|
111.1 |
Atas do grupo farmacêutico jurídico |
Até a conclusão |
10 anos |
Eliminação |
|
|
112 |
APROVAÇÃO E HOMOLOGAÇÃO DE NORMAS |
||||
|
112.1 |
Cartas de serviços |
01 ano |
Enquanto vigora |
Guarda Permanente |
|
|
112.2 |
Atas de Reunião de Diretoria e Reunião Plenária |
||||
|
112.3 |
Texto original da norma aprovado - eletrônico |
Portarias, Deliberações - guarda do documento eletrônico: www.crfsp.org.br no ícone “legislação”. |
|||
|
112.4 |
Solicitação de Publicação em Diários Oficiais |
||||
|
120 |
ACOMPANHAMENTO DE PROPOSIÇÕES LEGAIS, INFRALEGAIS E POLÍTICAS |
||||
|
121 |
MONITORAMENTO DAS PROPOSIÇÕES LEGAIS E INFRALEGAIS |
||||
|
121.1 |
Documentos de análise de normas relativas ao exercício do farmacêutico |
Enquanto tramita |
10 anos |
Eliminação |
|
|
121.2 |
Manifestações em consultas públicas |
Enquanto tramita |
10 anos |
Eliminação |
|
|
122 |
ARTICULAÇÕES POLÍTICAS |
||||
|
122.1 |
Relatórios de participação em reuniões |
04 anos |
10 anos |
Eliminação |
|
|
200 |
HABILITAÇÃO E GESTÃO DO EXERCÍCIO PROFISSIONAL |
||||
|
201 |
PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO |
||||
|
201.1 |
Relatório de acompanhamento mensal |
04 anos |
10 anos |
Guarda Permanente |
|
|
210 |
HABILITAÇÃO DO PROFISSIONAL |
||||
|
212 |
GERENCIAMENTO DO REGISTRO PROFISSIONAL |
||||
|
212.1 |
SOLICITAÇÃO DE REGISTRO. ALTERAÇÃO CADASTRAL. EXTENSÃO DE ATRIBUIÇÃO |
||||
|
212.1.1 |
Solicitações de Inscrição Provisória |
Enquanto o registro estiver ativo |
15 anos |
Eliminação |
Nos casos de documento em papel somente é consultado até a digitalização, seguindo diretamente para guarda de fase intermediária. Consultas posteriores são realizadas no documento digitalizado. |
|
212.1.2 |
Solicitações de Inscrição Provisória por Reativação ou Transferência |
||||
|
212.1.3 |
Solicitações de Revalidação de Inscrição Provisória |
||||
|
212.1.4 |
Solicitações de Inscrição Definitiva Direta |
||||
|
212.1.5 |
Solicitações de Inscrição Definitiva (alteração de inscrição provisória para definitiva) |
||||
|
212.1.6 |
Solicitações de Inscrição Definitiva por Reativação ou Transferência |
||||
|
212.1.7 |
Solicitações de Inscrição Remida |
||||
|
212.1.8 |
Solicitações de Inscrição Secundária |
||||
|
212.1.9 |
Solicitações de Revalidação de Inscrição Definitiva para Estrangeiro |
||||
|
212.1.10 |
Solicitações de Transferência de inscrição do CRF-SP para outro regional |
||||
|
212.1.11 |
Solicitações de Inscrição Definitiva de Estrangeiros e Brasileiros Portadores de Diplomas Emitidos no Exterior |
||||
|
212.1.12 |
Solicitações de Alteração de nome |
||||
|
212.1.13 |
Solicitações de Atualização Cadastral de Pessoa Física para endereço, e-mail e telefone |
||||
|
212.1.14 |
Solicitação de Certidão de Equivalência Fora do País |
||||
|
212.1.15 |
Solicitação de Certidão de Regularidade Profissional |
||||
|
212.1.16 |
Solicitação de Certidão para fins de inscrição secundária em outro regional |
||||
|
212.1.17 |
Solicitação de Vista ao Prontuário |
||||
|
212.1.18 |
Solicitação de Assistência Profissional e processo de análise |
||||
|
212.1.19 |
Solicitações de Habilitação provisória para registro de título em áreas específicas |
Enquanto o registro estiver ativo |
15 anos |
Eliminação |
Nos casos de documento em papel somente é consultado até a digitalização, seguindo diretamente para guarda de fase intermediária. Consultas posteriores são realizadas no documento digitalizado. |
|
212.1.20 |
Solicitações de Registro de título de Especialista (lato sensu) |
||||
|
212.1.21 |
Solicitações de Registro de título de Especialista Profissional Farmacêutico (curso livre) |
||||
|
212.1.22 |
Solicitações de Registro de título de Especialista Profissional Farmacêutico (concurso de título) |
||||
|
212.1.23 |
Solicitações de Registro de título de Mestre e Doutor |
||||
|
212.1.24 |
Solicitações de Registro de habilitação para áreas/atividades específicas |
||||
|
212.1.25 |
Solicitações de Registro de Título de Especialista (residência) |
||||
|
212.2 |
VERIFICAÇÃO DE PARTICIPAÇÃO EM ATIVIDADES DE DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL E EDUCAÇÃO |
||||
|
212.3 |
CANCELAMENTO TEMPORÁRIO OU DEFINITIVO DE REGISTRO |
||||
|
121.3.1 |
Solicitação de Cancelamento de Inscrição |
Até a conclusão do processo |
Permanente |
Guarda Permanente |
O papel somente é consultado até a digitalização, seguindo diretamente para guarda de fase intermediária. Consultas posteriores são realizadas no documento digitalizado. |
|
220 |
HABILITAÇÃO DE PESSOA JURÍDICA |
||||
|
221 |
GERENCIAMENTO DE REGISTRO DE PESSOA JURÍDICA |
||||
|
221.1 |
SOLICITAÇÃO DE REGISTRO. ALTERAÇÕES CADASTRAIS. ALTERAÇÕES DE ATIVIDADES |
||||
|
221.1.1 |
Solicitações de Inscrição de Empresa – Registro |
Enquanto o registro estiver ativo |
15 anos |
Eliminação |
O papel somente é consultado até a digitalização, seguindo diretamente para guarda de fase intermediária. Consultas posteriores são realizadas no documento digitalizado. |
|
221.1.2 |
Solicitações de Inscrição de Empresa - Cadastro Simplificado |
||||
|
221.1.3 |
Solicitações de Inscrição de Empresa por Reativação |
||||
|
221.1.4 |
Solicitações de Alteração de dados contratuais da empresa |
||||
|
221.1.5 |
Solicitações de Alteração do horário de assistência do farmacêutico e/ou do funcionamento da empresa |
||||
|
221.1.6 |
Protocolo de solicitação de renovação de Certidões - papel e eletrônicos |
||||
|
221.2 |
CANCELAMENTO TEMPORÁRIO OU DEFINITIVO DE REGISTRO |
||||
|
221.2.1 |
Solicitações de Cancelamento de Inscrição por encerramento de atividades |
Até a conclusão do processo |
15 anos |
Eliminação |
O papel somente é consultado até a digitalização, seguindo diretamente para guarda de fase intermediária. Consultas posteriores são realizadas no documento digitalizado. |
|
221.2.2 |
Solicitações de Cancelamento de Inscrição por vínculo em outro Conselho Profissional |
||||
|
221.2.3 |
Solicitações de Cancelamento de inscrição por comunicação de paralisação temporária de atividades |
||||
|
230 |
CONTROLE E MONITORAMENTO DA HABILITAÇÃO PROFISSIONAL |
||||
|
231 |
GESTÃO DO CADASTRO NACIONAL E REGIONAL |
||||
|
231.1 |
Recibo do Sisconta eleitoral |
Enquanto o registro estiver ativo |
Guarda Permanente |
||
|
232 |
EXPEDIÇÃO E CONTROLE DE DOCUMENTOS DE IDENTIFICAÇÃO PROFISISONAL |
||||
|
232.1 |
Solicitação de Carteira, Cédula e Crachá profissionais |
01 ano |
05 anos |
Eliminação |
|
|
232.2 |
Solicitação de Carteira de Identidade Profissional – 2ª. via |
||||
|
232.3 |
Solicitação de Cédula de Identidade Profissional – 2ª via |
||||
|
232.4 |
Solicitação de Substituição de Cédula de Identidade Profissional definitiva vencida |
||||
|
232.5 |
Solicitação de Crachá de Farmacêutico |
||||
|
240 |
REGISTRO E CONTROLE DA ATIVIDADE OU RESPONSABILIDADE TÉCNICA E OBRA INTELECTUAL |
||||
|
241 |
SOLICITAÇÃO E EMISSÃO DE RESPONSABILIDADE OU ATIVIDADE TÉCNICA |
||||
|
241.1 |
Solicitações de Assunção de Farmacêutico Responsável Técnico, Farmacêutico Substituto ou Farmacêutico Substituto Eventual |
Enquanto vigora |
52 anos* |
Eliminação |
*Para fins de comprovação previdenciária, a guarda intermediária deve ser de 52 anos |
|
241.2 |
Solicitação de dupla ou múltipla responsabilidade técnica |
||||
|
241.3 |
Solicitações de Assunção de Farmacêutico Substituto Temporário |
||||
|
241.4 |
Solicitações de Alteração de vínculo empregatício |
||||
|
241.5 |
Solicitações de Certidão de Anotação de Atividade Profissional Farmacêutica (AAPF) |
||||
|
241.6 |
Solicitações de Declaração de vínculo profissional (exceto para vínculo de farmacêutico responsável técnico, substituto, substituto eventual e substituto temporário |
||||
|
242 |
AFASTAMENTO TEMPORÁRIO |
||||
|
242.1 |
Protocolo de Comunicado de ausência |
01 ano |
06 anos |
Eliminação |
|
|
243 |
DESLIGAMENTO E BAIXA DE RESPONSABILIDADE TÉCNICA |
||||
|
243.1 |
SOLICITAÇÃO DE BAIXA |
||||
|
243.1.1. |
Solicitações de Baixa de Farmacêutico Responsável Técnico, Farmacêutico Substituto ou Farmacêutico Substituto Eventual |
01 ano |
06 anos |
Eliminação |
|
|
243.1.2 |
Protocolo de Comunicado de baixa de Responsável Técnico, Farmacêutico Substituto e de outros vínculos |
||||
|
243.2 |
SOLICITAÇÃO DE CANCELAMENTO. NULIDADE |
||||
|
243.2.1 |
Protocolos de solicitação de baixa ex-officio |
01 ano |
06 anos |
Eliminação |
|
|
300 |
FISCALIZAÇÃO |
||||
|
301 |
PLANEJAMENTO E AVALIAÇÃO |
||||
|
301.1 |
Relatório de acompanhamento mensal |
04 anos |
10 anos |
Guarda Permanente |
|
|
301.2 |
Plano de Fiscalização Anual |
||||
|
301.3 |
Relatório de Fiscalização Anual |
||||
|
301.4 |
Relatório de Atividade Fiscal |
||||
|
301.5 |
Relatório de Atividade por Fiscal |
||||
|
302 |
AUDITORIA DA FISCALIZAÇÃO |
||||
|
302.1 |
Relatórios de auditorias do CFF |
02 anos |
10 anos |
Guarda Permanente |
|
|
310 |
VERIFICAÇÃO DE CONFORMIDADE |
||||
|
311 |
INSPEÇÃO PERIÓDICA |
||||
|
311.1 |
Termos de Inspeção |
01 ano |
05 anos |
Eliminação |
Grande maioria dos documentos não possuem a versão física em papel, somente a eletrônica, conforme determina a Res CFF nº 700/21. As inspeções que geram desdobramentos judiciais devem ser mantidas no arquivo corrente até o trânsito em julgado. |
|
311.2 |
Termos de Intimação/Auto de Infração |
||||
|
311.3 |
Fichas de Fiscalização do Exercício das Atividades Farmacêuticas (documento anexo ao termo de inspeção) |
||||
|
311.4 |
Formulário de Orientação Farmacêutica (documento anexo ao termo de inspeção) |
||||
|
311.5 |
Relatórios de Fiscalização (pode ou não estar anexo ao termo de inspeção) |
||||
|
312 |
APURAÇÃO DE DENÚNCIA |
||||
|
312.1 |
Registro da manifestação - Ouvidoria |
01 ano |
05 anos |
Eliminação |
Documento que consta no formato digital no sistema da Ouvidoria. |
|
312.2 |
Documento de solicitação de apuração à fiscalização |
01 ano |
05 anos |
Eliminação |
Documento digital via e-mail. |
|
312.3 |
Documento de registro dos encaminhamentos |
01 ano |
05 anos |
Eliminação |
|
|
Documentos de inspeção (termo e anexos, conforme relação descrita em 311) |
01 ano |
05 anos |
Eliminação |
Inspeções que geram desdobramentos judiciais devem ser mantidas no arquivo corrente até o trânsito em julgado. |
|
|
312.5 |
Ofícios de encaminhamento a demais órgãos |
||||
|
Processo de orientação farmacêutica via notificação por e-mail (322.3) |
|||||
|
Processo de orientação farmacêutica via convocação (322.2) |
|||||
|
312.7 |
Documento de resposta à Ouvidoria |
Documento digital via e-mail. |
|||
|
320 |
INSTRUÇÃO, JULGAMENTO E APLICAÇÃO DE PENALIDADE |
||||
|
321 |
DESCUMPRIMENTO ÀS NORMAS ÉTICAS |
||||
|
321.1 |
Processo Ético Disciplinar (PED) - Papel |
Até a conclusão administrativa ou trânsito em julgado |
20 anos |
Guarda Permanente |
Os processos julgados que não geraram penalidades podem ser eliminados após a guarda intermediária. |
|
322 |
DESCUMPRIMENTO DE OUTROS DISPOSITIVOS LEGAIS |
||||
|
322.1 |
Processo Administrativo Fiscal - Papel |
Até a conclusão administrativa ou trânsito em julgado |
06 anos |
Eliminação |
|
|
322.2 |
Processo de orientação farmacêutica via convocação |
||||
|
322.3 |
Processo de orientação farmacêutica via notificação por e-mail |
||||
|
322.4 |
Formulários de análises Processo Fiscal |
||||
|
322.5 |
Ofícios Processo Fiscal - Papel |
||||
|
322.6 |
Formulários de reanálise Processo Fiscal |
||||
|
400 |
DESENVOLVIMENTO E VALORIZAÇÃO PROFISSIONAL |
||||
|
430 |
AÇÕES DE VALORIZAÇÃO PROFISSIONAL |
||||
|
431 |
REALIZAÇÃO DE CAMPANHAS INSTITUCIONAIS |
||||
|
431.1 |
Arquivos eletrônicos finais utilizados nas de campanhas institucionais (referentes ao Dia Nacional do Farmacêutico, Dia do Uso Racional de Medicamentos e Dia Internacional do Farmacêutico) |
01 ano |
15 anos |
Guarda Permanente |
|
|
432 |
PREMIAÇÕES |
||||
|
432.1 |
Documentos referentes a Comenda do Mérito Farmacêutico Paulista |
02 anos |
10 anos |
Guarda Permanente |
Atos normativos e registros dos resultados. |
|
432.2 |
Documentos referentes ao Prêmio Paulo Minami |
Normatização e registros dos resultados. |
|||
NOTAS:
1 – No que tange a documentos referentes ao descritor “202 AUDITORIA DA HABILITAÇÃO” até o presente momento não possuímos documentos que se encaixam nessa classificação, podendo ser incluídos futuramente em periodicidade descrita de revisão do presente instrumento de gestão, se necessário.
2 - Com relação aos documentos relativos ao descritor “203 CADASTRAMENTO DE INSTITUIÇÕES DE ENSINO E CURSOS”, esclarece-se que de acordo com a Lei nº 3.820, de 11 de novembro de 1960, que “cria os conselhos federal e regionais de farmácia, e dá outras providências” não consta previsto como atribuição dos Conselhos Regionais o cadastramento de instituições de ensino e seus respectivos cursos, com a finalidade de reunir informações sobre as atribuições (ementa dos cursos, diretrizes e disciplinas curriculares, requerimento, etc). Sendo assim, não há documentos referentes a tal descritor armazenados sob a guarda CRF-SP.
3 – Em relação ao descritor “211 EXAME DE EQUALIZAÇÃO E HABILITAÇÃO” e suas subdivisões, justifica-se a ausência de tais documentos, considerando não haver previsão legal, seja na Lei nº 3.820/60 ou resoluções do Conselho Federal de Farmácia, para a realização de exames de equalização e habilitação para o exercício da profissão farmacêutica.
4 – Quanto ao descritor “212.2 VERIFICAÇÃO DE PARTICIPAÇÃO EM ATIVIDADES DE DESENVOLVIMENTO PROFISSIONAL E EDUCAÇÃO”, não há documentos relativos a este descritor, sendo que a averbação de diplomas, capacitações, habilitações consta descrita no descritor 212.1.
5 – Quanto ao descritor “243.3 AVERIGUAÇÃO DA CONCLUSÃO DO SERVIÇO” que se trata de documentos referentes à verificação das baixas de responsabilidade técnica de serviços concluídos, esclarece-se que não há tal procedimento regulamentado por lei ou por normatizações do Conselho Federal de Farmácia. Sendo assim, documentos relativos à baixa de responsabilidade técnica no âmbito do CRF-SP estão contemplados nos descritores 243.1 e 243.2.
6 – Em relação aos descritores “244 REGISTRO DE OBRA INTELECTUAL” e “250 COMPROVAÇÃO DO EXERCÍCIO PROFISSIONAL”, justifica-se ausência de documentos do CRF-SP relacionados aos temas, tendo em vista ausência de previsão legal e procedimentos para que tais registros e comprovações no âmbito do CRF-SP.
7 – O CRF-SP possui Ouvidoria que realiza as etapas relativas à gestão de documentos à formalização da denúncia pelo interessado e seus desdobramentos internos, incluindo a verificação de admissibilidade, tratamento, correspondências de encaminhamento de denúncia para outros órgãos, e resposta ao denunciante.
8 – Com relação ao Processo Ético Disciplinar, item 321.1, apesar de haver previsão de guarda de fase intermediária por 20 anos na Portaria nº 398/19 do Arquivo Nacional, o CRF-SP mantém por 1 ano, seguindo posteriormente para a guarda permanente, haja vista o disposto na Resolução do Conselho Federal de Farmácia nº 724, de 29 de abril de 2022, Seção II, artigo 34, que estabelece para requisição de revisão prazo de 1 ano a contar do trânsito em julgado da decisão.
9 – Documentos relativos aos descritores 401 a 423 não são descritos na Lei nº 3.820, de 11 de novembro de 1960, que “cria os conselhos federal e regionais de farmácia, e dá outras providências” como sendo atividades finalísticas do CRF-SP.
