Diário Oficial da União - 15/10/2021
O Plenário do Conselho Regional de Farmácia do Estado de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei nº 3.820/60 e pelo regimento interno, conforme trecho 6.9 de ata da 10ª Reunião Plenária Ordinária, realizada em 04/10/2021, atendo-se à necessidade de estabelecer regras e procedimentos para a gestão, classificação e avaliação de documentos, bem como sua guarda e conservação, ou eventual eliminação, no âmbito CRF-SP,
Considerando a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como o Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a supramencionada Lei;
Considerando a Portaria nº 398, de 25 de novembro de 2019, do Arquivo Nacional, que aprova, pelo prazo de vinte e quatro meses, contados a partir da data de sua publicação no Diário Oficial da União, o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação dos Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim dos Conselhos de Fiscalização Profissional;
Considerando a Deliberação CRF-SP nº 12, de 27 de outubro de 2020, que institui a Política Corporativa de Segurança da Informação desta Autarquia;
Considerando a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, que versa sobre a proteção de dados pessoais; resolve:
Art. 1º. A Política de Gestão Documental e o sistema de arquivos desta autarquia passam a ser regidos pelas disposições desta Deliberação.
Parágrafo único. Compõe o sistema de arquivos desta autarquia os arquivos armazenados em sua sede, seccionais, sistemas internos, e em locais terceirizados mediante contrato, via mídia digital ou impressa.
Art. 2º. Consideram-se arquivos, para os fins desta Deliberação, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos em decorrência do exercício de atividades específicas qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Art. 3º. É dever desta Autarquia controlar o acesso e a divulgação de documentos, dados e informações sigilosos e pessoais sob a custódia de seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados, nos termos da Lei nº 13.709/2018.
Art. 4º. Para os fins desta deliberação consideram-se integrantes do patrimônio arquivístico todos os documentos, de qualquer tipo e natureza, em qualquer suporte, gerados e acumulados no decurso das atividades deste Conselho, que se distribuem em:
I. Arquivos correntes: constituídos pelos conjuntos de documentos em trâmite ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes;
II. Arquivos intermediários: constituídos pelos conjuntos de documentos procedentes de arquivos correntes que aguardam destinação final - eliminação ou recolhimento para guarda permanente - em depósitos de armazenagem temporária;
III. Arquivo permanente: constituídos pelos conjuntos de documentos que assumem valor histórico, cultural e de testemunho, extrapolando a finalidade específica de sua criação.
Art. 5º. Considera-se gestão documental o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, classificação, tramitação, avaliação, reprodução, consulta e arquivamento, em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 6º. São instrumentos da Política de Gestão Documental:
I. Plano de Classificação de Documentos: instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo, relacionando-o ao seu contexto original de produção;
II. Tabela de Temporalidade de Documentos: instrumento resultante da avaliação documental, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental (eliminação ou guarda permanente);
III. Sistema Informatizado de Gestão de Documentos: conjunto de procedimentos e operações técnicas da gestão arquivística de documentos processado eletronicamente, aplicável a documentos em qualquer suporte.
Art. 7º. A eliminação de documentos será realizada de acordo com os prazos constantes na tabela de temporalidade de documentos desta Autarquia publicada em portaria específica, atualizada sempre que houver necessidade, a fim de assegurar publicidade e legalidade ao ato.
§ 1º. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.
Art. 8º. Os procedimentos descritos nesta Deliberação serão submetidos aos mecanismos de Controle Interno do CRF-SP.
Art. 9º. Esta Deliberação entrará em vigor na data de sua publicação.
MARCOS MACHADO FERREIRA
Presidente do Conselho
