Diário Oficial da União - 06/08/2018 - link
A Diretoria do Conselho Regional de Farmácia do Estado de São Paulo, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei nº 3.820, de 11 de novembro de 1960, e pelo Regimento Interno da Entidade, conforme trecho 1.12 da Ata da 16ª Reunião de Diretoria Extraordinária, realizada no dia 12/07/2018, no intuito de melhorar as condições de trabalho dos empregados da Autarquia, DECIDE criar a Caixa de Sugestões, canal de comunicação interno, que será disciplinada por esta Portaria.
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES E DOS OBJETIVOS
Artigo 1° - A Caixa de Sugestões do Conselho Regional de Farmácia do Estado de São Paulo, vinculada à Ouvidoria, é um mecanismo de comunicação interno e exclusivo com os empregados, visando ao aperfeiçoamento do modelo administrativo e das condições de trabalho da entidade.
Parágrafo Único. A Caixa de Sugestões e os demais órgãos da entidade obedecerão aos procedimentos previstos nesta Portaria.
DAS ATRIBUIÇÕES DO CANAL DE COMUNICAÇÃO INTERNO “CAIXA DE SUGESTÕES”
Artigo 2° - Compete ao gestor da Caixa de Sugestões:
I – Promover a coparticipação dos empregados na missão de auxiliar a administração da entidade, garantindo maior transparência às ações;
II – Receber, registrar, analisar e encaminhar, quando devidamente fundamentadas e documentadas, as reclamações, denúncias, críticas, sugestões, elogios ou solicitações que lhe forem dirigidas pelos empregados da autarquia;
III - Estabelecer e divulgar conjuntamente para a Diretoria, a Superintendência e a Secretaria de Governança a sua rotina de atividades;
IV – Estabelecer fluxo para informar a Diretoria, a Superintendência quando o gestor não responder as solicitações no prazo estabelecido para adotar as medidas corretivas;
V - Implementar programas e ações que visem assegurar um canal eficaz de comunicação entre os empregados da autarquia e os gestores;
VI – Requisitar motivadamente, por escrito, e sempre que necessário ao estrito desempenho de suas funções, informações junto aos departamentos da autarquia;
VII – Propor alterações à Diretoria no tocante ao teor da presente Portaria, sempre que houver necessidade;
VIII – Desenvolver outras atividades que sejam compatíveis com sua finalidade.
CAPÍTULO II
DO FUNCIONAMENTO DA CAIXA DE SUGESTÕES
Artigo 3° - As sugestões, reclamações, críticas, elogios, denúncias, informações ou esclarecimentos devem ser dirigidas à Caixa de Sugestões por meio presencial (localizada no décimo andar) ou por e-mail/ link disponível na intranet do CRF SP (https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLScQta50pN1C85lTOP-xeN-MHYGtTeZFu3rRADXOBFfraeRAEQ/viewform);
Artigo 4° - Todos os encaminhamentos à Caixa de Sugestões serão documentados através do sistema da Ouvidoria em ordem cronológica e por escrito, cujo registro deve obrigatoriamente conter:
I – Data do recebimento da demanda;
II – Data da resposta;
III – Nome do empregado, quando informado;
IV – Endereço, telefone, e-mail do solicitante, quando informado;
V – Forma de contato mantido – formulário impresso disponível no local da Caixa de sugestões e formulário on line disponível na intranet:
VI – Tipo de demanda – reclamação, sugestão, elogio, denúncia ou informação;
VII – Situação apresentada;
VIII – Resposta.
Artigo 5° - Todas as manifestações provenientes da Caixa de Sugestões serão encaminhadas à Ouvidoria, assegurados os direitos à privacidade, à intimidade e à imagem pessoal.
Parágrafo único. A Ouvidoria responsabiliza-se pelo sigilo com relação à identidade de quem utiliza a Caixa de Sugestões, ressalvada a apuração dos atos daqueles que encaminharem reclamações, denúncias, críticas ou sugestões de maneira imprudente e falaciosa.
Artigo 6° - Todas as manifestações serão registradas por escrito e arquivadas de forma eletrônica pela Ouvidoria.
Parágrafo único. O interessado será informado, para fins de acompanhamento, do número de protocolo que será gerado quando sua manifestação for recebida pela Ouvidoria nos casos em que se identificar. A Resposta, para os casos identificados, poderá ser visualizada no programa da Ouvidoria, com a informação do número de protocolo.
Artigo 7° - A Ouvidoria dará os encaminhamentos necessários para o atendimento das manifestações contidas na Caixa de Sugestões, bem como se encarregará das respostas aos manifestantes.
Parágrafo único: A resposta será encaminhada pelo Departamento de Ouvidoria, nos casos em que o manifestante se identificar em até 20 (vinte) dias e será publicada pelos canais de divulgação interna, nos casos em que a manifestação for anônima. A publicação nos canais de divulgação interna ocorrerá sempre na primeira semana do mês subsequente.
Artigo 8° - Todos os expedientes formalmente encaminhados à Caixa de Sugestões obedecerão aos prazos de trâmite e resposta aplicados pelo Departamento de Ouvidoria.
Artigo 9º - O acompanhamento das manifestações da Caixa de Sugestões será feito por meio do programa da Ouvidoria até a conclusão final, que fará relatórios mensais à Diretoria sobre as manifestações registradas na Caixa de Sugestões.
CAPÍTULO III
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Artigo 10 - Os casos omissos serão avaliados pela Diretoria, que deliberará sobre eles.
Dr. Marcos Machado Ferreira
Presidente doConselho Regional de Farmácia do Estado de São Paulo
